Een zakelijk e-mailadres is meer dan alleen een middel om met klanten of collega’s te communiceren—het is een essentieel onderdeel van je professionele uitstraling en bedrijfsidentiteit. In dit artikel bespreken we waarom een zakelijk e-mailadres belangrijk is, welke voordelen het biedt, en hoe je eenvoudig een professioneel e-mailadres kunt aanmaken. Dit helpt je niet alleen om je bedrijf beter te presenteren, maar zorgt ook voor een efficiëntere en veiligere manier om je e-mailverkeer te beheren.
Dit artikel biedt een complete handleiding om je zakelijke e-mail optimaal te benutten, van aanmaak tot professioneel gebruik.
Met een ‘zakelijk e-mailadres' bedoelen we een e-mailadres dat gekoppeld is aan het domein van jouw website. Dit betekent dat jouw websiteadres deel uitmaakt van het e-mailadres. Voorbeelden hiervan op onze eigen website zijn info@webhosters.nl of robbert@webhosters.nl. Dit type e-mailadres kan voor verschillende communicatiebehoeften worden gebruikt, zoals klantenservice, zakelijke correspondentie of interne communicatie.
Het gebruik van een e-mailadres dat overeenkomt met jouw website is om meerdere redenen essentieel. Het straalt niet alleen professionaliteit en betrouwbaarheid uit, maar helpt ook om privé- en zakelijke communicatie gescheiden te houden. De belangrijkste voordelen op een rij:
Daarnaast biedt het gebruik van een zakelijk e-mailadres voordelen op het gebied van beheer en controle. Wanneer een medewerker vertrekt, kun je eenvoudig toegang behouden tot het betreffende e-mailadres, zodat belangrijke zakelijke communicatie niet verloren gaat en je de controle over bedrijfsinformatie behoudt.
Laten we snel kijken naar hoe je zo'n zakelijk e-mailadres aanmaakt.
In de meeste gevallen kun je zonder extra kosten één of meerdere zakelijke e-mailadressen aanmaken binnen je bestaande hostingpakket. Heb je nog geen hostingpakket? Dan is het verstandig om e-mailhosting te vergelijken bij verschillende Nederlandse hostingbedrijven en te kiezen voor het pakket dat het beste aansluit op jouw behoeften.
Het aanmaken van een zakelijk e-mailadres is vaak eenvoudig en kan in slechts enkele stappen via het klantensysteem van je hostingprovider. Hieronder laten we zien hoe dit proces verloopt bij Cloud86, een aanbieder die het aanmaken van een e-mailadres gratis aanbiedt als onderdeel van hun hostingpakket.
Log in bij het hostingbedrijf waar je je website momenteel host en navigeer naar de beheeromgeving. Je wordt waarschijnlijk doorgestuurd naar het controlepaneel, waar je de optie voor e-mail kunt vinden. Bij Cloud86, dat het controlepaneel Plesk gebruikt, ziet dit er als volgt uit:
Vervolgens kun je beginnen met het aanmaken van een nieuw e-mailadres. Kies een naam zoals ‘info' of je eigen naam, die voor @jouwwebsite.nl zal komen te staan. Daarnaast heb je de mogelijkheid om een wachtwoord voor je nieuwe e-mailadres in te stellen en optioneel de grootte van het postvak te bepalen.
Je hebt nu je nieuwe e-mailadres aangemaakt! Vanaf dit moment kun je het gebruiken. In veel gevallen kun je inloggen via het controlepaneel, maar je kunt ook inloggen met het zojuist aangemaakte wachtwoord. Vergeet niet het webadres te onthouden waar je kunt inloggen. Bij Cloud86 is dit bijvoorbeeld webmail.[jouwdomeinnaam.nl]. Zodra je bent ingelogd, kun je beginnen met het verzenden en ontvangen van e-mailberichten.
Wil je niet overstappen naar een nieuw e-mailsysteem en liever je e-mail blijven gebruiken in de vertrouwde omgeving die je al kent? Dat is vaak mogelijk door een koppeling te maken. Hieronder laten we zien hoe je dit kunt doen met zowel Gmail als Outlook.
Maak je regelmatig gebruik van Gmail als e-mailsysteem? Ook met Gmail kun je eenvoudig communiceren vanuit je eigen e-mailadres dat aan jouw domeinnaam is gekoppeld. Volg de onderstaande stappen om dit in te stellen:
Nu wil je natuurlijk ook e-mailberichten ontvangen binnen je Gmail-account. Daarvoor moet je nog even de volgende stappen volgen:
Je kunt optioneel nog wat instellingen verrichten, zoals het wel of niet opslaan van berichten óf dat inkomende berichten direct gelabeld worden en terecht komen in een apart mapje.
Een van de belangrijkste laatste stappen bij het aanmaken van een e-mailadres is het toevoegen van een handtekening. Deze standaardafsluiting van je e-mail bevat je naam, functie en contactgegevens. Je kunt er zelfs voor kiezen om je bedrijfslogo toe te voegen. Zorg ervoor dat je handtekening de volgende elementen bevat:
